Za vođenje računovodstva potrebni su računovodstveni instrumenti. Njih čine:

1. računovodstvene isprave  (temeljnice) kojima se potvrđuje nastanak poslovnih promjena;
2. računovodstveni računi (konta) kao nositelji podataka i instrumenti računovodstvene sustanosti
3. poslovne knjige kao kronološka, sustavna i dokumentovana evidencija.

Računovodstvene isprave: temelj unosa podataka u računovodstvu jesu uredne, vjerodostojne i tačne knjigovodstvene isprave kojima se potvrđuje nastanak poslovnih promjena.

Pravila struke obavezuje da sve isprave moraju biti ispostavljene na mjestu i u vrijeme nastanka poslovnih promjena. Moraju biti napisane tintom ili hemijskom olovkom, pisačim strojem i to izravno kopirnom metodom tj računarom.

Na knjigovodstvenim ispravama tekst se ne smije brisati. Ako ima ispravaka, on se provodi tako da se prekriži napisani tekst vodoravnom crtom, tako da prije napisani tekst ostane vidljiv, a iza njega se piše ispravni tekst tj iznos. Osoba koja je napravila ispravku mora staviti svoj skraćeni potpis.

Nalozi blagajni i banci na kojoj je učinjena pogreška ne smiju se ispravljati nego se poništavaju i izvode novi.

Vrste knjigovodstvenih isprava

Možemo ih podijeliti :

1. 1. prema mjestu nastanka poslovne promjene;
   2. prema sadržaju broja poslovnih promjena;
   3. ostali kriteriji.

Računovodstvene isprave koje ispostavljaju poslovni partneri nakon provedene kontrole dostavljaju se putem dostavne knjige.

Prema mjestu ispostavljanja, računovodstvene isprave dijelimo na:

1. unutarnje: unutar firme;
2. vanjske: izvan firme.

Prema broju poslovnih promjena:

1. izvorne : blagajnička uplata i isplata;
2. izvedene : rekapitulacija većeg broja izvornih isprava.

Računovodstvene isprave moraju biti formalno, materijalno i računski ispravne.

1. Formalna ispravnost sadrži ove odlike:

• naziv firme;
• naziv i redni br. isprave;
• mjesto i datum izdavanja;
• imena osoba (firmi) koje sudjeluju u poslovnoj promjeni;
• sadržaj i naziv izdavanja isprave

1. Materijalna : jeste u tome da njenu ispostavljenost tvrde stvarni događaji.
2. Računovodstvena ispravnost : sabiranje svih stavki mora biti tačna.

Provjera i kontrola knjigovodstvenih isprava

Prije unosa podataka sve se isprave moraju provjeriti formalno, materijalno i računski.

Provjeru isprava obavlja likvidator. Za svaku vrstu isprava poduzetnik imenuje odgovornu osobu za kontrolu ispravnosti knjigovodstvenih isprava i tu ispravnost ta osoba potvrđuje sa potpisom.

Kontiranje: prema sadržaju isprave određuje se račun konto na kojem će se unijeti podaci knjiženja. To određivanje unosa podataka nazivamo kontiranje.

Ovaj posao obavlja konter, koji mora poznavati tok unosa podataka i poznavati računovodstvo.

Na imovini, obavezama, kapitalu, prihodu i rashodu nastaje veliki broj promjena. Računovođa mora imati ažurne podatke u poslovanju poduzetnika, tj podatke o promjenama na kapitalu, prihodima, rashodima, itd.

Ovo kretanje tj povećanje ili smanjenje prihoda, rashoda, kapitala, obaveza i imovine iskazuje se računima (kontima). Računi služe za tekući unos podataka i putem njih se prate svi događaji unutar firme.

Račun (konto) se može prikazati u obliku slova T, koje na svojim „krakovima“ pokazuje dugovnu i potražnu stranu.

Često se, umjesto duguje i potražuje, koriste i drugi izrazi:

DUGUJE:

• ulaz;
• primitak;

POTRAŽUJE:

• izlaz;
• izdatak;

Za knjiženja na ovim računima koriste se ovi termini:

DUGUJE:

• teretiti račun;
• knjižiti ulaz;
• knjižiti primitak.

POTRAŽUJE:

• rasteretiti račun;
• priznati račun;
• odobriti račun;
• razdužiti račun;
• knjižiti izlaz;
• knjižiti izdatak.

Svaka poslovna promjena knjiži se tako da sa njom u vezi jedan račun duguje a drugi potražuje.

Oblici računa

Postoje četiri oblika računa:

 

1. jednostrani račun ili račun po pagini;
2. dvostrani račun ili folio;
3. stepeničasti račun;
4. t – račun.

 

Jednostrani račun je račun na jednoj strani, a ima slijedeće elemente:

• datum poslovne promjene ;
• stubac za oznaku isprave;
• stubac za kratki opis poslovne promjene;
• stubac za stranu dnevnika;
• stubac za duguje i potražuje;
• stubac za saldo.

Dvostrani račun, osim datuma i isprava sadrži dugovnu i potražnu stranu.

Stepeničasti račun je račun po pagini. Taj oblik računa nema dva novčana stubca, nego samo jedan.

T – račun je skraćeni oblik računa po pagini, te je od njega samo uzet stubac za duguje i potražuje.

Knjigovodstvena stavka i protustavka 

Dakle, knjiži se na dva računa. Ako jedan duguje, onda će drugi potraživat.

Knjiženje na jednom računu zovemo stavka, a na drugom računu protustavka.

Oznake sa 1, 2, 3 povezuju protustavke, gdje jedan duguje a druga potražuje.

PODJELA RAČUNA  

Knjigovodstvene račune dijelimo:

1. 1. prema sadržaju: na aktivne, pasivne, a-pasivne, p-aktivne;
   2. prema praćenju uspjeha poslovanja: rč rashoda, prihoda i finan rezultata;
   3. prema opsegu podataka i mogućnosti rasčlanjivanja na sintetičke i analitičke;
   4. prema samostalnosti iskazivanja podataka: samostalni rč, rč ispravke vrijednosti i prelazni rč;
   5. prema odnosu na bilansu: rč bilansnih pozicija i rč izvan bilansnih pozicija.

Aktivni računi : aktivni su oni računi kojima se u knjigama prati kretanje i stanje imovine (sredstava). Njihova dugovna strana veća je od potražne i oni iskazuju dugovni saldo.

Pasivni računi : su oni računi kojima je potražna strana veća od dugovne tj imaju potražni saldo. Pasivni računi su računi kapitala i obaveza (kratkoročni krediti).

Otvaranje računa : otvaranje računa tj unošenje prvog knjiženja na račune redovito se obavlja iz početne bilanse. Iz početne bilanse stanje svih pozicija aktive prenosimo kao početna salda na dugovnu stranu odgovarajućih aktivnih računa, a ostale stavke glavnice i obaveza na potražnu stranu odgovarajućih pasivnih računa. Kada otvaramo račun prema početnoj bilansi u prvi red stubca opis unosimo riječ saldo ili početno stanje ili Sa.

Saldo je stanje računa tj razlika između zbroja dugovne i potražne strane, odnosno zbroja dugovne i potražne strane.

Zaključak : zaključiti knjigovodstveni račun znači utvrditi vrijednost nastalih promjena tokom godine i utvrditi stanje koje je nastalo nakon tih promjena.

Računi se redovito zaključuju na kraju poslovne godine ili u trenutku prestanka rada firme.

To se radi tako da se utvrdi saldo tj razlika između zbroja dugovne i potražne strane, pa se ono prenese na manju stranu kao saldo izravnanja (zaključni saldo).

Račun se pocrta, broji se dugovna i potražna strana koja nakon knjiženja zaključnog salda moraju biti jednaka. Nakon toga pocrtamo iznose dvjema vodoravnim crtama tzv zaključnim crtama. Neispisan prostor se poništava kosom isprekidanom crtom koju zovemo koljeno.